Khi thành lập công ty, việc đặt trụ sở ngoài là mong muốn của chủ Doanh nghiệp nhưng cần bắt buộc theo quy định của pháp Luật liên quan. Trong suốt quá trình hoạt động, công ty có thể thay đổi trụ sở trong phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố… dưới đây là một số lưu ý khi thay đổi trụ sở mà Việt Luật đã đúc kết lại trong suốt quá trình phục vụ khách hàng:
Lưu ý khi thay đổi đổi địa chỉ trụ sở công ty
1/ Trụ sở công ty không phải là căn hộ chung cư, khu tập thể theo quy định tại Khoản 11 – Điều 6 – Luật nhà ở 2014;
2/ Trụ sở công ty không được sử dụng nhà ở riêng lẻ để kinh doanh các ngành, nghề liên quan đến vật liệu gây cháy, nổ, kinh doanh dịch vụ gây ô nhiễm môi trường, tiếng ồn, ảnh hưởng đến trật tự an toàn xã hội, sinh hoạt của khu dân cư mà không tuân thủ các quy định của luật về điều kiện kinh doanh.
3/ Trường hợp trụ sở công ty ở trong tòa nhà, cần ghi rõ tầng, lầu… có văn bản xác minh rằng địa chỉ đó không dùng để ở, chức năng là kinh doanh, làm văn phòng.
A. Thủ tục thay đổi trụ sở công ty không làm thay đổi cơ quan thuế
Hồ sơ được nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi Doanh nghiệp đăng ký, thành phần hồ sơ bao gồm:
a/ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
b/ Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thay đổi trụ sở;
c/ Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh về việc thay đổi trụ sở;
d/ Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi trụ sở;
e/ Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu đại diện pháp luật không nộp được;
f/ Hồ sơ chứng minh trụ sở mới (nếu có, ví dụ như Hợp đồng thuê…)
Thời gian: 3 – 5 ngày làm việc
B. Thủ tục thay đổi trụ sở công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý
Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đi, thành phần hồ sơ bao gồm:
Người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (cơ quan thuế nơi chuyển đi) để thực hiện các thủ tục về thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở đến cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan đăng ký hợp tác xã.
a/ Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;
b/ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép thành lập và hoạt động…
c/ Bản sao giấy tờ cá nhân của đại diện pháp luật;
d/ Kế toán công ty nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; hoặc cam kết không sử dụng hóa đơn bằng thiết bị chữ ký số;
=> Nếu không tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ thì phải nộp hồ sơ hủy hóa đơn => Không cần làm quyết toán thuế.
Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc
Kết quả: Mẫu 09 – Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm
Bước 2: Thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
Hồ sơ bao gồm:
a/ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
b/ Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thay đổi trụ sở;
c/ Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh về việc thay đổi trụ sở;
d/ Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi trụ sở;
e/ Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu đại diện pháp luật không nộp được;
f/ Hồ sơ chứng minh trụ sở mới (nếu có, ví dụ như Hợp đồng thuê…)
i/ Bản sao y công chứng Mẫu 09 (Kết quả bước 1)
Thời gian: 3- 5 ngày làm việc
Bước 3: Thông báo cho cơ quan thuế nơi chuyển đến
Hồ sơ bao gồm:
- Văn bản đăng ký chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến mẫu số 30/ĐK-TCT
- Bản sao y chứng thực Mẫu 09 (kết quả bước 1);
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ mới /Giấy phép thành lập và hoạt động… ()
- Giấy tờ khác (theo yêu cầu của cơ quan thuế – nếu có)
Lưu ý: Trường hợp thay đổi trụ sở công ty làm thay đổi nội dung con dấu => Công ty phải thay đổi mẫu dấu phù hợp với trụ sở mới.
C. Xử phạt vi phạm hành chính nếu chậm thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh
Theo quy định tại Điều 44 – Nghị định 122/2021/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư thì việc công ty chậm trễ trong việc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì:
1. Cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.
2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.
3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.
4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.
5. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Do đó, Công ty cần lưu ý để tránh bị phạt hành chính, gây ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh.
Để được tư vấn cụ thể hơn quý khách:
Hãy gọi cho chúng tôi theo số:
Tổng đài: 028.7777.5678 (30 lines)
Điện thoại di động (Zalo/Viber): 0934234777 – 0938234777 – 0936234777
Email: tuvan@vietluat.vn